Für das Verfahren, mit dem die Zeitschrifteninformationen auf Ihren Artikel angewendet werden, muss die PDF-Datei dem Standard PDF/A-1 oder im Wesentlichen der gleichwertigen Version 1.4 entsprechen. Dies liegt daran, dass sich die Methode zur Komprimierung der Daten in der Datei ab Version 1.5 geändert hat und das Open-Source-Programm, das zur Änderung der Datei verwendet wird, die spätere Komprimierungsmethode nicht verarbeiten kann. Wir versuchen, PDF-Dateien, die mit einer PDF-Version über 1.4 eingereicht wurden, in 1.4 umzuwandeln, dies ist jedoch nicht vollständig zuverlässig garantiert. Sie werden gewarnt, falls diese Umwandlung erfolgt ist, und sollten den umgewandelten Artikel besonders sorgfältig prüfen. Beachten Sie, dass der PDF/A-Standard um spätere Versionen erweitert wurde und PDF/A-2 oder höher nicht verwendet werden sollte.
Wir gehen davon aus, dass alle gängigen Textverarbeitungsprogramme in der Lage sind, PDF/A-1-Ausgaben zu erzeugen; wir verwenden MS Word 2007, wofür die erforderlichen Schritte lauten:
Für neuere Versionen von Word gehen wir davon aus, dass eine ähnliche Option verfügbar ist.
Wir verwenden auch das quelloffene LibreOffice, wobei (für Version 6.2) folgende Schritte gelten:
Falls Sie Schwierigkeiten haben, eine PDF-Datei in einer geeigneten Version zu erstellen, bietet die Webseite Docupub eine kostenlose Online-Umwandlung zwischen beliebigen PDF-Versionen an. Sie kann außerdem viele andere Formate, einschließlich Word-Dokumente, in PDF umwandeln.