Le processus utilisé pour appliquer les informations de la revue à votre article exige que le fichier PDF respecte la norme PDF/A-1, ou de manière essentiellement équivalente, la version 1.4. Ceci est dû au fait que la méthode utilisée pour compresser les données dans le fichier a changé à partir de la version 1.5, et le programme open-source utilisé pour modifier le fichier n'est pas en mesure de traiter la méthode de compression ultérieure. Nous tentons de convertir les fichiers PDF soumis avec une version supérieure à 1.4 vers la version 1.4, mais cela n'est pas garanti d'être totalement fiable. Vous serez averti(e) si cette conversion a eu lieu et vous devriez vérifier l'article converti particulièrement attentivement. Notez que le PDF/A a été étendu pour inclure des versions ultérieures, et PDF/A-2 ou supérieur ne devrait pas être utilisé.
Nous nous attendons à ce que tous les programmes de traitement de texte courants soient capables de produire une sortie PDF/A-1 ; nous utilisons MS Word 2007, pour lequel les étapes nécessaires sont :
Pour les versions plus récentes de Word, nous nous attendons à ce qu'une option similaire soit disponible.
Nous utilisons également le logiciel open-source LibreOffice, auquel cas (pour la version 6.2) :
Si vous avez des difficultés à produire un fichier PDF avec une version appropriée, la page web Docupub propose une conversion en ligne gratuite de n'importe quelle version PDF vers une autre. Elle peut également convertir de nombreux autres formats, y compris les documents Word, en PDF.